அசல் ஆவணங்களை காட்டினால் மட்டுமே பத்திரம் செய்ய பதிவு செய்யப்படும் என்று சார்பதிவாளர்கள் பொதுமக்களை திருப்பி அனுப்பக் கூடாது. மூல ஆவணங்களின் நகல் மற்றும் சார்பதிவாளர் அலுவலகங்களில் உள்ள நகல் ஆவணத்தை பார்த்து பத்திரம் பதிவு செய்ய சார்பதிவாளர்களுக்கு கூடுதல் ஐஜி உத்தரவு.