وشهد اللقاء حضور سعادة رئيس مجلس إدارة الجمعية الدكتور أحمد بن حمد البوعلي، ونائب رئيس مجلس الإدارة سعادة الأستاذ عبدالرحمن بن سليمان الحماد، وحرم المغفور له -بإذن الله - الشيخ سليمان الحماد وأبناءه، وعددًا من أعضاء مجلس الإدارة والجمعية العمومية، وذلك في قاعة القلعة التراثية في أمانة الاحساء. وجرى خلال المؤتمر استعراض أبرز الأرقام والإحصائيات للمسابقة في النسخ للأعوام السابقة، كما جرى خلال اللقاء استعراض آليات وشروط وضوابط المشاركة.